Definition

Was ist Prozessbegleitung?

  • Die professionelle Unterstützung des Unternehmens (Management, Führungskräfte, Mitarbeiter) in komplexen Veränderungsprojekten mit Fokus auf den „“weichen“ Faktoren
  • Eine Strukturierungsmethode, um Veränderungsbereitschaft und -fähigkeit der Organisation im Gesamtprozess zu erhöhen
  • Ein Orientierungsangebot analog eines Kompasses oder einer Landkarte, um
    • Veränderungen nachhaltig umzusetzen
    • Unsicherheit und Instabilität als Chance zu bewerten und zu managen
    • sich im Management „zweiter Ordnung“ zukunftssicher zu bewegen
  • Eine Einladung, situationsadäquat die Vogel- und die Froschperspektive einzunehmen, d.h. bedarfsweise altbewährte Vorgehensweisen zu hinterfragen und das handlungsorientierte Tagesgeschäft zu berücksichtigen

 

Zielsetzung

Warum wird Prozessbegleitung überhaupt benötigt?

  • Weil Veränderungen schneller, friktionsfreier und nachhaltiger verlaufen, je besser die drei Phasen
    • Abschied: Loslassen vom Alten
    • Übergang: Durchgang wagen
    • Begrüßung: Ankommen im Neuen gestaltet werden
  • Weil es in Veränderungsprozessen darauf ankommt, Führungskräfte und Mitarbeiter mitzunehmen – dabei entpuppen sich die „weichen“ Faktoren als die „harten“ Faktoren
  • Weil Manager keine Experten für seelische sind und wenig erfahrungsbasierte Kompetenz haben, mit (scheinbaren) Irrationalitäten, Befürchtungen, Ängsten und den besonderen Erwartungen vieler Menschen in Umbruchsituationen umzugehen
  • Weil sich eine Veränderung nicht „einfach so“ neben dem Tagesgeschäft erledigen lässt, sondern die Personen (einzeln) dort abgeholt werden müssen, wo sie stehen – dies gilt ebenfalls für die wichtige Gruppe der Multiplikatoren
  • Weil in Veränderungssituationen die individuellen Wahrnehmungen der Betroffenen („Recognition is reality“) entscheidend sind
  • Weil sich durch eine professionelle Begleitung Wertschätzung gegenüber den Betroffenen und Beteiligten ausdrückt

 

Anlässe

Wann ist Prozessbegleitung sinnvoll?

  • Bei allen Themen, die eine Veränderung des Mind Sets (Einstellung und Verhalten) von Führungskräften und Mitarbeitern bedeuten, z.B. Unternehmenskultur
  • Bei wichtigen Reorganisationen und Umstrukturierungen
  • Bei Übernahmen ,Fusionen, Postmerger-Integration
  • Bei Produktivitätssteigerungs- und Kostensenkungs-Programmen
  • Bei Turnaround-Maßnahmen, in Sanierungssituationen und bei Personalabbau
  • Bei Zusammenlegung von Standorten oder Abteilungen
  • Bei Themen, für die – neben der Regelorganisation – eine eigene Projektgruppe (längerfristig) eingesetzt ist

 

Ablauf

Wie läuft Prozessbegleitung überhaupt ab?

  • Es existiert kein vorgefertigtes Allheilmittel, aber es gibt bewährte Vorgehensweisen
    • Ein bzw. mehrere Vorgespräche: Zielsetzung des Veränderungsprozesses, welche Art von Veränderung steht an, worum geht es genau
    • Klärung einiger Fragen: Wie umfänglich ist die Veränderung, wie viele und welche Gruppen sind davon betroffen, welche Auswirkungen werden wo spürbar werden, welches Interesse haben Eigentümer, Kapitalmarkt, externe Öffentlichkeit und Medien
    • Konzeptentwicklung und Projektplanung gemeinsam und im Dialog mit dem Kunden
  • Entscheidung über die Zusammenarbeit: Schriftliches Angebot, in dem Umfang, Meilenstein-, Zeit- und Kostenplanung sowie die Konditionen präzisiert werden
  • Beleuchtung von Erfolgschancen und -risiken, was kann und darf gemacht werden, was keinesfalls, welche Eskalations- und Exit-Strategien existieren
  • Begleitendes Kommunikationskonzept auf der Grundlage einer Feedback- und Zweikanal-Kommunikation
  • Definition von Messgrößen für die Zielerreichung, Umsetzbarkeit in die Praxis, Nachhaltigkeit und Evaluierung des Prozesses